選考である以上、自社の基準に満たなかった応募者については採用を見送ることになりますが、その際には不採用通知を出さなくてはなりません。
受け取る側からすれば望まない書面だけに、それを出す側にとっても心理的な負担となりますが、このプロセスをうまくこなしていくことで、その応募者との再度の縁があったときにスムーズな関係性を築きやすくなります。
この記事では、不採用通知をメールで出す場合の注意点や例文などを紹介していきますので、今後の参考にしてみてください。
そもそも不採用通知をする必要があるのか？
不採用とした応募者は自社を候補先として選び、応募書類を用意したり、面接会場まで足を運んでくれたり、などしてくれていますので、不採用通知を行うのは当然のマナーともいえます。
応募者は自社だけを受けているとは限らず、並行して他の会社も受けている場合もありますので、自社の選考結果次第でそれからの予定が変わってくるだろうことを考えれば、たとえ不採用であってもその旨は伝えるべきです。
また、不採用通知は先々のリスクヘッジにもつながります。
不採用とした応募者が取引先の従業員として採用された場合、自社の商品やサービスの顧客となり得る場合などをイメージしてみれば、ずさんな対応を行ってイメージダウンさせるのは避けたいところです。
不採用通知はメール？電話？
不採用通知は電話よりもメールで行うほうがおススメです。
電話で行う場合でも、望んでいないだろう内容を応募者本人へ伝えなければならないという心理的負担があったり、ひとつひとつの対応における時間的負担が大きかったり、などデメリットが目立ちますが、ひとつの誠意の見せ方としては悪い方法ではありません。
注意すべきは、不採用通知を電話で行うだけでなく、メールでも重ねて通知しておくという点です。
電話で話す場合には結果のみ伝えるだけで終わってしまうことが多く、どことなくしこりが残ったように思えてしまうかもしれません。
加えて、聞き間違いなどが生じれば、後に言った・言わないのトラブルとなる可能性もあるため、文書として残せるメールでも通知するほうが安心です。
採用見送りメールのポイント
不採用通知をメールで行えば、望まない結果を相手に通知しなければならないプレッシャーを感じる必要がなくなるほか、双方にとっていつでも確認でき、履歴も残るので、後々のトラブル回避にもつながります。
留意すべきは、選考結果をメールで通知することを応募者に事前に伝えておくこと、応募者のメールアドレスを正しく控えておくこと、の2点です。
これらを徹底することにより、応募者が選考結果を確認できない状況を避けられるためです。
採用見送りの旨をメールで伝える際には、応募者が一目で選考結果の通知であることがわかるよう、タイトルをわかりやすく入力します。
“【選考結果のご連絡】○○株式会社”といったよう、なるべく見落とされないように強調したタイトルにしておきます。
メールの文面にはテンプレートを活用する場合も少なくありませんが、できるだけテンプレートであることを悟られないよう、最低限の加工は行っておいたほうが、応募者の心証を悪くせずに済みます。
まずは日付と宛名を入力します。
これらは正確で当たり前のことですが、テンプレートの場合にはあらかじめ入力されており、つい変更を忘れてしまう可能性もあります。
すでにテンプレートに日付や宛名が入力されているようであれば、●●様、＠＠月＠＠日と変更しておくなど、見落とさないよう加工してフォーマットとしておくのがおススメです。
不採用通知を受けた応募者にとって、なぜ自分が不採用となったのかは気になる点なので、採用見送りメールの文面にはその理由も明記しておくといいでしょう。
結果だけを通知した場合、その理由について質問してくる応募者もいるためです。
記載する不採用理由については具体的な内容ではなく、“多数の応募があり、選考基準も高いものとなった結果、今回は採用を見送らせていただくこととなりました”といったように、通知を受ける応募者が受け入れやすいよう丁寧に記載します。
加えて、応募書類の取り扱いについても記載します。
個人情報に敏感な今日、その取り扱いを気にする方も多いため、“お預かりした応募書類は弊社の責任のもと破棄させていただきます”と記載しておくといいでしょう。
採用見送メールの例文
採用見送りメールの例文をご紹介しますので、例文を貴社に合うよう加工してフォーマットにしてください。
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件名：【選考結果のご連絡】●●株式会社
＠＠様
●●株式会社採用担当の△△と申します。
この度は、弊社の選考にご応募頂きまして、誠にありがとうございます。
今回の選考では多数の応募があり、選考基準も高いものとなりました。
厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に沿えず大変恐縮ではございますが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
＠＠様のより一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
尚、お預かりした応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄させていただきますので、ご了承くださいますようお願い申し上げます。
略儀ではございますが、メールにてご通知申し上げます。
●●株式会社
採用担当△△
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採用見送りメールの文面は長々と書く必要はありません。
例文では、見落とさないようにタイトルを記入し、一般的なビジネス文書の形式に沿って、端的に結果と理由、応募書類についての取り扱いを通知する内容となっています。
誤解を招かないよう淡々と通知しつつ、できるだけ丁寧に伝えられるような文面とするのがベターです。
一度断った候補者を採用するためには
選考の結果、不採用として通知したものの、やはり採用したいと思いなおすケースもあります。
例えば、内定者に辞退されてしまったとき、“あの応募者に内定を出しておけば…”と思うような場合です。
しかし、不採用通知を出したからといって、その応募者を採用できないわけではありませんので、採用したいときにはその旨を伝えればいいだけです。
その申し出に対して、一度不採用通知を受け取っている応募者が応じるかどうかは、転職活動の進捗状況や抱えている意向次第となります。
一旦、不採用としているだけに後ろめたさを感じるかもしれませんが、できるだけ謙虚に接するよう心がけながら、まずはメールで採用したい旨を送り、電話でフォローを入れるようにするといいでしょう。
こういったケースも生じるため、不採用通知はとても重要であるといえます。
仮に、選考の結果、不採用だったからと何も連絡しなかった場合、連絡を入れたものの十分な礼儀の伴うものでなかった場合をイメージしてみましょう。
相手に対して行った非礼はおそらく自分に返ってくるのではないでしょうか。
そうでなくとも、選考への応募者にずさんな対応を行うような会社への入社意欲はきっと湧かないはずです。
応募者は応募書類を用意し、面接会場まで足を運ぶなど、時間と費用をかけて選考へ応募しているわけですから、選考結果の通知についてはシビアな見方をしているものです。
そのような応募者が受け入れられる不採用通知さえ行っていれば、やはり採用したいという申し出について真摯に向き合ってもらえる可能性が高まるといえます。
まとめ
選考への応募者はそれぞれが自分の新たなキャリアを模索しているわけであり、自社の選考結果によって以降の選択が変わってくる可能性もあります。
だからこそ、選考の結果、不採用としても通知は行わなくてはなりません。
その応募者といつ、どこで、どのような縁があるかわからないものであり、取引先の担当者として、顧客の一人として、重要な場面で再会することも考えられます。
そのとき、後ろめたい思いをしないようにするためにも、マナーに沿った不採用通知は重要です。
応募者が確実に内容を確認できるよう、伝えなければならない事柄を網羅するよう留意しながら、ビジネスマナーの一環として不採用通知は徹底して行うようにしましょう。