“コストをかけて採用したにも関わらず期待はずれだった”というケースはどの企業も避けたいものです。
雇用者側にとってのミスマッチが生じるかどうかは、選考時に把握できる情報の量と精度によって左右されます。
しかし、求人への応募者が応募書類に記している事項、面接時に言葉にしている内容は必ずしも真実であるとは限りません。
そういった事態を回避するためにおススメなのが前職調査です。
この記事では、リファランスチェックとの違いを含め、前職調査について取り上げていきます。
前職調査とは？リファランスチェックとの違い
前職調査とは、中途採用の求人応募者の提出した応募書類や面接時に得た情報の裏付けを行うための調査です。
過去は現在に比べて容易に調査をできたものの、個人情報保護への意識の高まり、個人情報保護法の成立、コンプライアンスへの適正な対応などが要求される今日、前職調査はそう簡単に行えるものではなくなってきています。
しかし、金融や警備など就業する人物への信頼性が問われる業界、エグゼクティブなポジションの採用のような場合には、前職調査を採用プロセスに組み込んでいるケースもあります。
前職調査を行う場合には、採用企業の担当者が自ら調査を行うこともあれば、調査会社や興信所などを利用して調査を行うこともあります。
前職調査と同義で使用される言葉として、リファレンスチェックがあります。
リファレンスチェックとは、応募者についてよく知っている前職の同僚などから、仕事面・人物像についての情報を得ることで、選考時の判断材料とするものです。
リファレンスチェックは前職調査の枠組みに含まれるものの、両者には決定的な違いがあります。
前職調査の場合には、企業側がヒアリングする人物を選ぶのに対し、リファレンスチェックは応募者がヒアリングすべき人物を指定して行われます。
リファレンスチェックは訪問や電話などによる調査形式ではなく、リファレンスレターと呼ばれる推薦状の提出といった形式でも行われているなど、前職調査に比べて導入しやすいものといえます。
前職調査のメリット・デメリット
応募情報について裏付けを取る前職調査は企業側、求職者側ともにメリット・デメリットがあります。
企業側の得られるメリットとして挙げられるのは、求職者の情報について確証が得られるため、安心して採用できるという点です。
応募書類や面接からもそれらの情報を見抜くことは不可能ではありませんが、その精度はケースバイケースに左右されてしまうため、積極的な調査を行ったほうが精度の高い情報を得られるようになります。
反面、デメリットとしては、求職者との信頼関係を損ねてしまう点が挙げられます。
求職者の視点からすれば、とても疑い深い企業であると映る場合もあり、その後の関係性にネガティブな影響を及ぼす可能性もあります。
加えて、調査会社や興信所を利用して前職調査を行う場合、コストが生じるのもデメリットといえます。
求職者側にとっての前職調査を受けるメリットは、前職調査を経て内定・入社する場合、給与面をはじめとする待遇が良くなりやすいという点です。
また、試用期間が免除されるケースもあります。
これらのメリットが生じるのは、前職調査によって企業側が大きな信頼を寄せることのできた表れです。
一方、デメリットとなるのは、前職調査によって転職活動をしているのがバレてしまうようなケースです。
就業したまま転職活動を行っている求職者も多いので、企業側もその可能性に配慮する必要があります。
また、前職調査によって求職者に不利な情報が出てきたような場合、採否について不利になってしまうのもデメリットといえます。
前職調査を行う会社は減少している
前職調査は安心して応募者を採用しやすくなるという利点を持っていますが、プライバシー保護について社会の意識が高まった今日、前職調査を行う企業の数は減ってきています。
個人情報保護法では、“個人情報取扱事業者は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない”と定めていますが、前職調査の実施および委託を禁止しているわけではないので、前職調査は違法ではありません。
しかし、同意を得ないで前職調査を行った場合、誰でも自分の知らないところで個人情報を探られていることを良く思わないものなので、応募者との信頼関係に亀裂が生じやすくなってしまいます。
このため、前職調査を行う場合には個人情報の適正な取り扱いについて明記した個人情報取扱同意書などの書面を交わすことが多くありますが、問い合わせる内容を吟味しなければならないなど、個人情報の取り扱いには細心の注意が必要となります。
これだけデリケートな取り扱いをしなければならない前職調査を行うには相応のノウハウが必要であり、自社の担当者がそれらを備えていない場合には調査会社や興信所などに委託しますが、もちろんコストが発生しますので、総合的に勘案した結果、前職調査を行わない企業が増えてきています。
人手不足の今日、自社の求人への応募者をできるだけ増やそうとしたとき、心理的なプレッシャーを与えかねない前職調査が選考プロセスに存在しないほうがいいという見方もできます。
経歴詐称が発覚した場合
前職調査によって応募者が申告している情報を裏付けることなく採用した結果、経歴詐称が見つかった場合には、企業側としては解雇したいところですが、解雇権の濫用を防ぐために労働基準法をはじめとする労働関連法によって簡単に解雇できないよう定められています。
労働関連法では立場の強い企業側が、生活基盤を企業へと委ねている立場の弱い従業員に対し、一方的に労働契約を打ち切った場合、不当解雇として解雇が無効とされるなどの規定が盛り込まれており、その解雇が正当なものであると主張するためには、規定されているいくつかの要件を満たさなくてはなりません。
労働トラブルの場合、労働基準監督署が介在するケースも少なくありません。
解雇に納得がいかない場合、その従業員が労働基準監督署で相談すれば、労働基準監督署はとても親身になって相談に乗ってくれるとともに、必要な情報を聴取するために、解雇した企業へとアプローチをかけてきます。
基本的に労働基準監督署は解雇された従業員の味方となるため細かな聴取が行われますが、担当職員が自社に訪問してきたり、自社の担当者が労働基準監督署へ出頭したりしなければならないなど、かなりの時間と手間が割かれます。
解雇した従業員が不当解雇であると裁判を起こす場合も同様ですが、その解雇が正当なものであると主張するために、解雇まで至る経緯と根拠を示さなくてはなりません。
時間やコストをかけて証拠を揃えて主張したにも関わらず、状況によっては主張が認められないケースもあり、解雇の無効や職場復帰を命じられる場合もあります。
もちろん解雇の正当性が認められるケースもありますが、特別法である労働法関連の取り扱いについては、通常レベルの民法への理解だけでは十分とは言えません。
SNS全盛のこの時代、不当解雇されたとの情報が拡散されてしまえば、自社のイメージ悪化は避けられません。
加えて、不当解雇に伴う損害賠償請求訴訟へと発展してしまうケースも十分に考えられます。
これらのリスクを含めて総合的に考えれば、たとえ採用後に経歴詐称が見つかったとしても、その詐称の程度によっては解雇しないという選択肢も十分検討してみる価値があるといえます。
まとめ
前職調査を行うことによって、応募者の申告する情報の裏付けを取ることは、より安心して採用しやすい状況を作り出せますが、決してメリットばかりではありません。
個人情報の取り扱い、コンプライアンスの遵守について社会が強い関心を向ける今日、応募者の個人情報を取り扱うのはリスクともなり得ますし、採用コストの増大にもつながってしまいます。
選考プロセスに前職調査があるのを知って、求人へ応募するのを躊躇する求職者もいるだろうことを考えれば、前職調査を行わないほうがメリットが多いと判断できる場合もあります。
前職調査は求人への応募者に向けて一律に行うのではなく、重要なポジションを任せる人材など一部に向けて行うようにすれば、よりスムーズな採用を実現しやすくなります。